Понедельник
Дата и время
погода
День Ночь
Информационная поддержка
071-317-02-91
Техническая поддержка
071-330-16-83
Приказ Главного государственного управления документационного обеспечения и архи...
Редакция: 25.04.2017
Добавить в избранное
Редакция: 25.04.2017
Приказ Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики № 13 от 27.03.2017 года
+

Приказ Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики № 13 от 27.03.2017 года

Зарегистрировано Министерство юстиции Донецкой Народной Республики № 1948 от 14.04.2017г.

Об утверждении Перечня социально - значимых документов, передаваемых в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, прекращения деятельности физических лиц - предпринимателей, не относящихся к источникам формирования (комплектования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики

На основании п.п. 4.2, 5.3 Положения о Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, с учетом протокола заседания Научно-методического совета Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики от 03.03.2017 № 2, протокола заседания Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики от 24.03.2017 № 3, а также для использования в практической деятельности всеми учреждениями, предприятиями, организациями, физическими лицами - предпринимателями, которые не относятся к источникам формирования (комплектования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики при определении сроков хранения документов во время проведения экспертизы их ценности в связи с ликвидацией организации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Перечень социально - значимых документов, передаваемых в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, прекращения деятельности физических лиц - предпринимателей, не относящихся к источникам формирования (комплектования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики» (прилагается).

2. Главному специалисту – юрисконсульту (Покатиловой В.М.) подать настоящий Приказ в установленном порядке в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики для проведения государственной регистрации.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Начальник                                                                                                             И.А. Костенко

Утверждено Приказом Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики № 13 от 27.03.2017

Перечень социально - значимых видов документов, передаваемых в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, прекращения деятельности физических лиц - предпринимателей, не относящихся к источникам формирования (комплектования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики

I. Общие положения

1.1. Перечень социально – значимых видов документов, передаваемых в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, прекращения деятельности физических лиц - предпринимателей, не относящихся к источникам формирования (комплектования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее – Перечень) - нормативно-правовой акт, предназначенный для использования всеми учреждениями, предприятиями, организациями, которые не относятся к источникам формирования (комплектования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее - Организации) при определении сроков хранения документов во время проведения экспертизы их ценности в связи с ликвидацией Организации.

1.2. Основная цель Перечня - обеспечение сохранности документов для их дальнейшего использования при исполнении запросов социально-правового характера в соответствии с требованиями действующего законодательства Донецкой Народной Республики.

1.3. В Перечень включены виды документов, которые могут быть использованы для подтверждения законных прав граждан на выплату пенсий, различных видов материальной помощи и компенсаций, получения выплат, льгот, услуг и прочее.

1.4. Состав документов и сроки их хранения определены в Перечне в результате непосредственного изучения документов с учетом существующих нормативных правовых актов Донецкой Народной Республики.

1.5. Перечень используется при отборе документов и составлении описей дел, подлежащих передаче в архивные учреждения в связи с ликвидацией Организации.

II. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Документы в Перечне размещены по степени значимости их видов и отражающихся в них вопросов, в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1). В Перечне приведены обобщенные названия видов документов, к которым отнесены документы по кадровым вопросам (личному составу), в том числе связанные с начислением и выплатой заработной платы сотрудникам, а также некоторые виды организационно-распорядительных документов, содержащих информацию об Организации, которая ликвидирована, и документы по вопросам акционирования (графа 2).

При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу используется термин «документы», а в скобках раскрываются названия основных видов документов, включенных в статью.

2.2. Сроки хранения документов, указанных в Перечне (графа 3), не противоречат срокам хранения, определенным Перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5, зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 17 апреля 2012 года № 571/20884 (далее - Перечень типовых документов) .

По Перечню типовых документов некоторым видам документов установлен срок хранения «До ликвидации Организации» (это означает, что документы бессрочно хранятся в Организации, а в случае ликвидации Организации документы подлежат повторной экспертизе ценности и в зависимости от ее результатов те из них, которые затрагивают права граждан, передаются в архивные учреждения).

В этом Перечне для облегчения проведения повторной экспертизы ценности документов ликвидируемых Организаций, включены виды документов, которые используются архивными учреждениями при исполнении запросов социально-правового характера в соответствии с требованиями действующего законодательства Донецкой Народной Республики и которым определен срок хранения 75 лет.

2.3. Исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующим за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2014 году, начинается с 1 января 2015 года.

2.4. Примечания, применяемые в Перечне (графа 4), комментируют и уточняют сроки хранения документов.

2.5. Экспертиза ценности документов в Организациях и порядок передачи документов в случае их ликвидации осуществляются в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.

По результатам экспертизы ценности для дальнейшего хранения отбираются отдельные виды документов, указанные в настоящем Перечне, и передаются в упорядоченном состоянии по описям дел в государственные архивные учреждения или архивные отделы (секторы) администраций городских (районных) Донецкой Народной Республики, для централизованного временного хранения архивных документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых и иных правоотношений юридических и физических лиц на соответствующей территории района (города), и иных архивных документов, не включенных в Архивный фонд Донецкой Народной Республики.

2.6. Составленные описи дел согласовываются экспертными комиссиями ликвидированных Организаций и в установленном порядке подаются для согласования Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики (Экспертно-проверочной комиссии архивного дела Донецкой Народной Республики, архивных отделов (секторов) администраций городов (районов) Донецкой Народной Республики.

2.7. Контроль за надлежащим применением Перечня осуществляет Главное государственное управление документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, государственные архивные учреждения и архивные отделы (секторы) администраций городов (районов) Донецкой Народной Республики.

III. Перечень социально – значимых видов документов, передаваемых в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, прекращения деятельности физических лиц - предпринимателей, не относящихся к источникам формирования (комплектования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики

Номер статьи

Виды документов

Срок хранения документов

Примечание

1

2

3

4

1

Учредительные документы:

а) учредительный договор, устав, (положения) и изменения к ним;

75 лет

б) список учредителей (участников)

75 лет

2

Протоколы общих собраний, съездов, конференций высшего органа (трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков) организаций:

 

а) о создании, переименовании, реорганизации, ликвидации (банкротство), об изменении руководства, учредителей (физических лиц), изменении их частей и паев;

75 лет

 

б) о распределении акций, изменении уставного фонда организации

75 лет

 

3

Приказы, распоряжения организаций по основной деятельности:

 

а) о создании, переименовании, реорганизации, ликвидации;

75 лет

 

б) об аттестации рабочих мест

75 лет

 

4

Документы (постановления, решения и др.) суда о ликвидации (банкротстве)

75 лет

 

5

 Приказы, распоряжения организации по кадровым вопросам (личному составу) о:

 

а) приеме на работу, перемещении по должности, переводе на другую работу, совмещении, увольнении;

75 лет

 

б) аттестации, повышении квалификации, стажировке, ежегодной оценке госслужащих, продлении срока пребывания на государственной службе и допуске к государственной тайне;

75 лет

 

в) присвоении званий (повышении ранга, категорий, разряда);

75 лет

 

г) изменении биографических данных;

75 лет

 

д) поощрении (награждении, премировании), оплате труда, начислении различных надбавок, доплат, материальной помощи;

75 лет

 

е) всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусков без сохранения заработной платы;

75 лет

 

ж) длительных командировках в пределах государства и за границу;

75 лет

 

з) командировках с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

75 лет

 

и) командировках работников для участия в ликвидации в последствии техногенных катастроф, аварий

75 лет

 

6

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, заменяющие приказы по личному составу

75 лет

 

7

Штатные расписания и перечни изменений к ним

75 лет

 

8

Положения о структурных подразделениях организаций

75 лет

 

9

Должностные инструкции научных сотрудников, должностные и рабочие инструкции работников, работающих во вредных условиях

75 лет

 

10

Документы (сертификаты, свидетельства, акты) о приеме-передаче акций (пакетов акций)

75 лет

 

11

Доверенности на передачу авторских прав

75 лет

 

12

Положения о частичной собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумагах, образцах акций и др.

75 лет

 

13

Реестры (списки) акционеров, собственников ценных бумаг; пайщиков, лиц, имеющих права участия в общих собраниях акционеров

75 лет

 

14

Журналы (книги) учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров

75 лет

 

15

Журналы (книги) учета выдачи свидетельств о внесении вкладов, паев

75 лет

 

16

Расчетно-платежные ведомости (личные счета) работников, аспирантов, студентов

75 лет

 

17

 Ведомости (расходные) на выплату денег (аванса, заработной платы) работников(1)

75 лет

(1) При отсутствии расчетно-платежных ведомостей (личных счетов)

18

Документы (отчеты, справки, выводы, докладные записки) о переводе работников на сокращенный рабочий день или неполную рабочую неделю в случае тяжелых, вредных, опасных условий труда

75 лет

 

19

Тарификационные ведомости (списки)

25 лет

 

20

 Сведения о застрахованном лице, используемые в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования (персонифицированный учет)

75 лет

 

21

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавок за выслугу лет; документы (представления, справки, анкеты) к ним(1), книги о стаже колхозов и др.

75 лет

(1) При отсутствии приказов о восстановлении надбавок

22

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избрание на должность

75 лет

 

23

Документы (протоколы, представления, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок, доплат (1)

75 лет

(1) При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов

24

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

75 лет

 

25

Табеля, наряды работников, задействованных на работу с вредными условиями труда

75 лет

 

26

Документы (протоколы, справки, заключения) о вредных условиях труда, травматизме, профессиональном заболевании

75 лет

 

27

Документы (протоколы, решения, перечни стандартов и норм, перечни и планы рабочих мест, заключения, акты, карты условия труда и др.) по вопросам аттестации рабочих мест по условиям труда

75 лет

 

28

Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварии и несчастных случаях на производстве

45 лет(1)

(1)Связанные со значительными материальными убытками или человеческими жертвами – 75 лет

29

Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений

45 лет

 

30

Документы (договоры о страховании, заявления, акты, протоколы, экспертные заключения, справки, решения суда, расчеты и др.) о выплате страхового вознаграждения в случае наступления страхового случая по причиненному вреду жизни и здоровью на производстве

75 лет

 

31

Документы (справки, заявления, списки, копии приказов о командировках, командировочные удостоверения, протоколы вручения, журналы регистрации удостоверений, табеля рабочего времени и др.) граждан пострадавших в следствии Чернобыльской катастрофы

75 лет

 

32

Журналы регистрации лиц, потерпевших от несчастных случаев

45 лет(1)

(1) После окончания журнала

33

Документы (списки, представления, командировочные удостоверения) об участии работников в ликвидации последствий техногенных катастроф, аварий

75 лет

 

34

Личные дела уволенных работников, организаций

75 лет

 

35

Личные дела (аспирантов, студентов, учеников) (1)

75 лет

(1) Если обучение на дневном отделении предшествовала трудовая деятельность или служба в армии

36

Личные карточки работников (в том числе временных сотрудников и работающих по совместительству)

75 лет

 

37

Список (штатно-списочный состав) работников организации

75 лет

 

Начальник Главного
государственного управления
документационного обеспечения
и архивного дела
Донецкой Народной Республики                                                                       И.А. Костенко

НАВЕРХ